Eine Personalakte ist eine Zusammenstellung von Unterlagen, die den beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters detailliert beschreiben. Darin sind Informationen über die Person und ihre Arbeitsleistung enthalten. Beschäftigung, Beförderung, Versetzung und sogar Disziplinarmaßnahmen können alle aus der Personalakte des Mitarbeiters hervorgehen.
Was gehört in eine Personalakte?
Eine Personalakte sollte Informationen enthalten, die sowohl gesetzlich erforderlich als auch für die Ausübung der Tätigkeit des Arbeitnehmers nützlich sind. Nur Personen, die ein echtes Bedürfnis haben, die in der Datei enthaltenen Informationen zu kennen, sollten Zugriff darauf haben und die Datei sollte an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.
Eine Personalakte sollte folgende Informationen enthalten:
- Eine Bewerbung: In diesem Dokument werden die Ausbildung, der berufliche Werdegang und die Fähigkeiten des Bewerbers detailliert beschrieben.
- Arbeitsvertrag: Diese rechtliche Vereinbarung beschreibt die Bedingungen des Arbeitsverhältnisses, einschließlich Bezahlung, Arbeitszeiten, Zusatzleistungen und Arbeitspflichten.
- Leistungsbeurteilungen: Diese Aufzeichnungen beschreiben die Leistung eines Mitarbeiters und können Kommentare des Vorgesetzten des Mitarbeiters enthalten.
- Disziplinarmaßnahmen: Diese Aufzeichnung enthält Informationen über alle Disziplinarmaßnahmen, die gegen den Arbeitnehmer ergriffen wurden.
- Schulungsaufzeichnungen: Aus diesen Aufzeichnungen geht hervor, dass der Mitarbeiter an Schulungsinitiativen teilgenommen hat.
- Auszeichnungen und Anerkennungen: Alle Ehrungen und Belobigungen, die der Mitarbeiter erhalten hat, sind in diesem Dokument aufgeführt.
- Die Dokumentation von Abwesenheiten vom Arbeitsplatz und Freizeit erfolgt in der Urlaubsakte des Arbeitnehmers.
Was gehört nicht in eine Personalakte?
In der Personalakte sollten nur Informationen aufbewahrt werden, die sich auf das Beschäftigungsverhältnis und die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers beziehen. Bestimmte Papiere können diskriminierend oder irrelevant sein und sollten daher nicht in die Akte aufgenommen werden. Unter den Dateien finden Sie:
- Medizinische Informationen: Die Krankengeschichte eines Arbeitnehmers hat keinen Platz in seiner Personalakte. Diese Informationen dürfen nur mit Zustimmung des Mitarbeiters weitergegeben werden.
- Persönliche Informationen: Persönliche Informationen wie Religion, Familienstand oder politische Ansichten des Mitarbeiters sollten nicht in die Datei aufgenommen werden.
- Bonitätsauskünfte: Ein Arbeitgeber sollte die Bonitätsauskunft eines Arbeitnehmers niemals in seine Personalakte aufnehmen, da diese Informationen für die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers nicht relevant sind.
- Referenzen: Ein Arbeitgeber sollte niemals Referenzen ehemaliger Arbeitgeber in die Personalakte aufnehmen, da dies die Vertraulichkeit der Referenz verletzen könnte.
- Der Personalakte muss eine Bewerbung beigefügt sein. Alle relevanten Informationen des Bewerbers, wie Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie akademischer und beruflicher Werdegang, sollten in der Bewerbung enthalten sein.
- Der Arbeitsvertrag muss Bestandteil der Arbeitnehmerakte sein. Geben Sie in diesem Dokument den Namen der Position, das Gehalt, die Zusatzleistungen und andere relevante Informationen an.
7.Jährliche Leistungsbeurteilungen sind zu dokumentieren und in der Mitarbeiterakte aufzubewahren. Beurteilungen der Leistung der Mitarbeiter am Arbeitsplatz enthalten in der Regel konstruktive Kritik und Empfehlungen zur Weiterentwicklung.
- Die Personalakte des Mitarbeiters muss auch etwaige Disziplinardokumente enthalten. Hier können Verwarnungen, Suspendierungen und andere Disziplinarmaßnahmen gegen den Mitarbeiter dokumentiert werden.
Eine Personalakte enthält Informationen über die Beschäftigung und Leistung eines Mitarbeiters. Es sollten nur notwendige und relevante Unterlagen zur Stelle enthalten sein. Krankenakten, Bonitätsauskünfte und persönliche Referenzen haben in einer Personalakte keinen Platz.