Material Governance ist eine Reihe von Prozessen, Richtlinien und Standards, die entscheiden, wie digitales Material erstellt, veröffentlicht und verwaltet wird. Im digitalen Zeitalter, in dem wir jetzt leben, ist die Inhaltskontrolle ein wichtiger Bestandteil der Inhaltsstrategie eines jeden Unternehmens. Es stellt sicher, dass das von einer Organisation hergestellte Material korrekt und konsistent ist und die Standards für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erfüllt.
Die Tatsache, dass Organisationen immer mehr Regeln und Industriestandards befolgen müssen, zeigt, wie wichtig es ist, ihre Informationen zu verwalten. Wenn eine Organisation diese Standards nicht befolgt, kann sie mit hohen Bußgeldern, Strafen und Imageschäden rechnen. Um die Interessen einer Organisation zu schützen, ist es wichtig, ein starkes Content-Governance-System einzurichten.
Eines der Hauptziele der Content Governance besteht darin, sicherzustellen, dass das gesamte Material einer Organisation konsistent ist und zu ihrer Marke passt. Dazu gehört auch sicherzustellen, dass das Material in Bezug auf Sprache, Ton und Stil auf allen Plattformen und Kanälen gleich ist. Der Schlüssel zum Aufbau einer starken Markenpersönlichkeit und zur Bereitstellung eines reibungslosen Kundenerlebnisses liegt in der Konsistenz.
Die Inhaltskontrolle ist auch ein wichtiger Bestandteil, um sicherzustellen, dass die Informationen, die eine Organisation teilt, korrekt sind. Dies ist besonders wichtig in Bereichen wie Gesundheitswesen, Finanzen und Recht, wo schlechtes Wissen zu ernsthaften Problemen führen kann. Ein starkes Content-Governance-System stellt sicher, dass die Informationen einer Organisation korrekt und aktuell sind und von Experten auf diesem Gebiet überprüft werden.
Ein weiterer wichtiger Teil der Inhaltskontrolle besteht darin, sicherzustellen, dass die von einer Organisation erstellten Inhalte alle Regeln und Vorschriften erfüllen. Dazu gehören folgende Regeln wie der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wenn eine Organisation diese Regeln nicht befolgt, könnten sie mit hohen Bußgeldern und Gerichtsverfahren belegt werden.
Es gibt mehrere Schritte, um ein Content-Governance-System einzurichten. Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, wer an der Erstellung, Veröffentlichung und Verwaltung von Informationen beteiligt ist. Dazu gehören Personen, die Inhalte erstellen, bearbeiten, viel über das Thema wissen und in Rechts- und Compliance-Teams arbeiten. Nachdem Sie herausgefunden haben, wer beteiligt ist, besteht der nächste Schritt darin, Regeln und Richtlinien für die Erstellung, Veröffentlichung und Verwaltung von Material aufzustellen.
Diese Richtlinien und Standards sollten Regeln zum Schreiben von Material enthalten, wie z. B. Ton, Stil und Sprache, die verwendet werden sollten. Sie sollten auch Regeln dafür haben, wie Informationen geteilt werden können, z. B. auf welchen Kanälen und Plattformen sie geteilt werden können. Außerdem sollten Richtlinien und Standards Regeln für die Verwaltung von Material enthalten, z. B. für die Archivierung und Nachverfolgung verschiedener Versionen.
Nachdem die Richtlinien und Standards festgelegt wurden, besteht der nächste Schritt darin, sicherzustellen, dass jeder in der Organisation sie befolgt. Das bedeutet, die Arbeiter über die Regeln und Richtlinien aufzuklären und sicherzustellen, dass sie wissen, wie wichtig es ist, sie zu befolgen. Dazu gehört auch die Einrichtung von Tools und Technologien, die bei der Content-Governance helfen, wie z. B. Content-Management-Systeme, Workflow-Tools und Analyseplattformen.
Schließlich ist die Inhaltskontrolle ein fortlaufender Prozess, der regelmäßig überprüft und bewertet werden muss. Dies bedeutet, die Qualität des von einer Organisation hergestellten Materials im Auge zu behalten, herauszufinden, wo es besser sein könnte, und bei Bedarf Änderungen an seinen Richtlinien und Standards vorzunehmen. Es bedeutet auch, die Richtlinien und Standards regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie immer noch mit dem Gesetz und den Geschäftsstandards übereinstimmen.
Content Governance ist ein wichtiger Bestandteil des Inhaltsplans jeder Organisation. Es stellt sicher, dass das von einer Organisation hergestellte Material korrekt und konsistent ist und die Standards für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erfüllt. Die Einrichtung eines starken Content-Governance-Systems bedeutet, herauszufinden, wer die Stakeholder sind, Richtlinien und Standards zu erstellen, sie im gesamten Unternehmen umzusetzen und sie regelmäßig zu überwachen und zu bewerten. Durch Befolgen dieser Schritte können Organisationen sicherstellen, dass ihre Inhalte von höchster Qualität sind und zu ihrer Geschäftsidentität passen.