Die Praxis, elektronische Nachrichten zu speichern und für eine spätere Verwendung zugänglich zu machen, wird als E-Mail-Archivierung bezeichnet. Die E-Mail-Archivierung wird zu einer immer wichtigeren Praxis, da immer mehr Unternehmen auf digitale Kommunikation umstellen. Es erleichtert Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften, die Aufbewahrung wichtiger Informationen und den Schutz ihrer Daten. In diesem Artikel werden die rechtlichen Anforderungen für die Aufbewahrung von E-Mails sowie die Möglichkeiten erörtert, mit denen Unternehmen die Einhaltung dieser Standards sicherstellen können.
Rechtliche Anforderungen
Die gesetzlichen Anforderungen für die Archivierung von E-Mails können von Land zu Land und von Branche zu Branche stark variieren. In den Vereinigten Staaten zum Beispiel legen Gesetze wie der Sarbanes-Oxley Act (SOX Act) und der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) einige Kriterien für die Aufbewahrung elektronischer Kommunikation fest.
Die SOX-Vorschriften schreiben vor, dass börsennotierte Unternehmen detaillierte Aufzeichnungen über alle Finanzgeschäfte führen. Dies umfasst E-Mail-Korrespondenz in Bezug auf finanzielle Angelegenheiten, wie z. B. Zahlungen von Kunden und Forderungen. Für sämtliche Korrespondenz im Zusammenhang mit Finanztransaktionen gilt eine Mindestaufbewahrungsfrist von sieben Jahren.
Der Health Insurance Portability and Accountability Act von 1996 (HIPAA) schreibt vor, dass Gesundheitsorganisationen Mitteilungen archivieren, die geschützte Gesundheitsinformationen enthalten. (PHI). E-Mails, die PHI enthalten, müssen in einem sicheren Format gespeichert werden, das die Daten verschlüsselt, und sie müssen mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
Zusätzlich zu diesen bundesstaatlichen Anforderungen haben viele Staaten auch ihre eigenen Gesetze, die die Archivierung elektronischer Nachrichten regeln. Um sicherzustellen, dass sie die Regeln ihres Staates einhalten, müssen Organisationen Rechtsstudien durchführen und diese Gesetze befolgen. E-Mails unterliegen den gleichen Rechtsnormen wie andere Formen der Geschäftskorrespondenz und Handelskorrespondenz. Es ist wichtig, die Aufbewahrungs- und Archivierungsdauer zu kennen.
Sicherstellung der Einhaltung
Wenn es um die Archivierung von E-Mails geht, sind Unternehmen dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass sie alle geltenden Regeln und Vorschriften einhalten. Die Implementierung eines vollständigen E-Mail-Archivierungssystems ist die effektivste Methode, um dieses Ziel zu erreichen. Diese Lösung sollte die Kapazitäten haben, E-Mails sicher zu speichern, zu durchsuchen und darauf zuzugreifen, sowie die Kapazitäten, E-Mails für die erforderliche Zeit aufzubewahren.
Bei der Auswahl einer Lösung für die E-Mail-Archivierung sollten Unternehmen nach einer Lösung suchen, die alle geltenden Vorschriften erfüllt und Datenschutz bietet. Darüber hinaus sollte die Lösung einfach zu verwenden und einfach in bereits vorhandene Systeme einzubinden sein.
Die E-Mail-Archivierung sollte als wesentlicher Bestandteil der Datenschutzpolitik eines jeden Unternehmens betrachtet werden. Bei der Archivierung von E-Mails müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie alle relevanten Regeln und Vorschriften einhalten. Die Implementierung eines vollständigen E-Mail-Archivierungssystems, das alle gesetzlichen Kriterien erfüllt, ist der effektivste Ansatz, um die Einhaltung der Gesetze sicherzustellen. In den meisten Fällen wird die Bedeutung der Steuergesetzgebung durch ihre Anwendung erhöht. Denn das Finanzamt ist in der Regel die Stelle, die im Rahmen einer Steuerprüfung Einsicht in relevante Unterlagen verlangt.